You can read the bylaws in English further down in the text.
Vedtekter for FJELLMYR VELFORENING
§1 Velforening
Velforeningens navn er: Fjellmyr
Selskapsform: Forening/lag/innretning
Stiftelsesdato: 13.02.17
Organisasjonsnummer: 924 396 717
§2 Formål
Velforeningen skal ha som formål å arbeide for tiltak av trivselsfremmende karakter både for barn, ungdom og voksne, samt ivareta beboernes interesser overfor myndighetene og andre i saker som gjelder fellesanleggene, veiene, trafikksikring, kommunikasjonsspørsmål og lignende velferdssaker. Foreningen kan samarbeide med velforeninger i nabodistriktet i saker av interesse.
§3 Medlemmer
Alle huseiere på Fjellmyr med partalladresse 2-80 og oddetallsadresse 41-65 og alle med adresse Fjellmyr Terrasse har plikt til å være medlem av velforeningen. Som medlemmer regnes også ektefeller og medeiere. Det er huseier, eller ett medlem som har huseiers fullmakt som har stemmerett. Velforeningen har dermed 88 stemmeberettigete.
Leieboere har rett til å bli medlemmer hvis de har fullmakt fra huseieren. Leieboeren overtar i så fall huseieres møte – og stemmerett.
Medlemmer skal ved boligsalg skriftlig orientere styrets sekretær om navn på ny eier, overtakelsesdato og kontaktopplysninger på ny eier.
§4 Rettigheter og plikter knyttet til medlemskapet
4.1 Alle medlemmer har rett til å delta på årsmøte og er valgbare til tillitsverv i foreningen. Stemmeretten ivaretas av huseier eller den som huseier gir skriftlig fullmakt til.
4.2 Medlemmer som skylder kontingent, har ikke stemmerett eller andre rettigheter.
4.3 Medlemmene plikter å forholde seg til vedtak som er fattet av årsmøte, herunder å betale kontingent som fastsettes av årsmøtet.
§5 Årsmøte
5.1 Foreningens øverste myndighet er årsmøte.
5.2 Tidspunkt for årsmøte
(1) Det ordinære årsmøtet holdes hvert år innen utgangen av april. Et foreløpig varsel fra styret om dato for årsmøte skal foreligge skriftlig 6 uker før årsmøtet er planlagt avholdt
(2) Ekstraordinært årsmøte sammenkalles av styret når dette finner det nødvendig eller når minst 10 medlemmer krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet. Ekstraordinært årsmøtet holdes innen 4 uker etter at kravet er framsatt skriftlig til styret. Ekstraordinært årsmøte er beslutningsdyktig på samme måte som ordinært årsmøte.
5.3 Varsel om og innkalling til årsmøte
(1) Forut for ordinært årsmøte skal styret skriftlig varsle medlemmene om dato for møtet og om frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Saker som et medlem ønsker behandlet på det ordinære årsmøte må være innkommet til styret senest 4 uker før årsmøte.
(2) Innkalling til årsmøte med fullstendig saksliste skal utformes skriftlig av styret og med et varsel foreligge minst 10 dager før årsmøtet. Ekstraordinært årsmøte kan om nødvendig kalles inn med kortere varsel som likevel skal være på minst 7 dager.
(3) Innkomne forslag skal være referert i innkallingen. Når innkallingen er foretatt på denne måten, er årsmøtet beslutningsdyktig ved de frammøtte, stemmeberettigede medlemmer. På årsmøte legger styret frem årsberetning, regnskap og budsjettforslag. Årsmøtet kan ikke behandle forslag som ikke er oppført på sakslisten, med mindre 3/4 av de fremmøtte krever det.
Når det gjelder vedtak som kan få økonomiske konsekvenser for medlemmene, kreves det at minst 2/3 dels flertall av medlemmene som er til stedet på møtet. Dersom møtet da ikke er beslutningsdyktig, sendes saken til uravstemning.
§6 Saker som skal behandles på ordinært årsmøte.
På det ordinære årsmøtet skal styret legge frem følgende dagsorden:
- Konstituering
a) Godkjenning av innkalling
b) Antall fremmøtte (antall huseiere representert)
c) Valg av møteleder
d) Valg av referent/protokollfører
e) Valg av to personer for signering av protokoll med møteleder
f) Valg av tellekorps (bare om nødvendig)
g) Godkjenning av dagsorden - Årsberetning fra styret
- Behandling og godkjenning av årsregnskap
- Andre/Innkomne saker
- Budsjettforslag. Fastsetting av kontingent ved ordinært flertall.
- Valg
§7 Valg
På årsmøtet velges foreningens styre. Styret består av 6 medlemmer: Leder og ett styremedlem fra hver rode. Hvert av de 5 styremedlemmer skal ha sin personlige vara representant, også valgt på årsmøtet.
Styremedlemmene velges for en periode av 2 år. Hvert år går 3 medlemmer ut av styret og 3 nye velges inn.
De av styrets uttredende medlemmer danner foreningens valgkomite. Valgkomiteens innstilling leveres styret senest 14 dager før årsmøtet.
Leder velges først. Deretter de øvrige medlemmer i styret, og deres personlige vararepresentanter.
Velforeningens område er delt opp i 5 roder:
Rode 1: Fjellmyr 2-38 (atriumhusene i vest)
Rode 2: Fjellmyr 40-62 (Atriumhusene i øst)
Rode 3: Fjellmyr 41-65 og 64-80 (rekkehusene i 2 etasjer)
Rode 4: Fjellmyr Terrasse 2-38
Rode 5: Fjellmyr Terrasse 39-69
Alle rodene skal være representert i styret.
Årsmøtet velger 2 revisorer for kommende periode
Alle medlemmer av foreningen plikter å motta valg. Enhver har rett til å frasi seg valg for et tidsrom som svarer til det vedkommende sist fungerte.
§8 Rodestyrer
Styremedlemmet for en rode kan arrangere valg på styre i sin rode.
§9 Styret og dets plikter
Styret konstituerer seg selv med nestleder, kasserer og sekretær.
Styret skal administrere foreningen og fremme dets formål etter disse vedtekter og beslutninger som er omfattet av årsmøtet.
Styremøter holdes når leder finner det nødvendig eller når minst 2 styremedlemmer forlanger det.
Styret er beslutningsdyktig når alle medlemmene av styret i god tid er varslet om styremøte og minst 5 er til stede. Er et medlem av styret forhindret til å møte, skal han/hun melde fra i god tid til leder, og til den personlige vararepresentant, slik at denne kan delta på styremøtet. Vararepresentanten har da stemmerett.
Alle saker og all korrespondanse skal legges fram på styremøter. Styret skal ved sekretæren føre protokoll over alle møter, samt sørge for et velordnet arkiv. Styret skal ved kassereren føre ansvarlig regnskap og medlemsfortegnelse. Foreningens kontante midler skal settes på en bankkonto som disponeres av leder og kassereren i fellesskap. Regnskapet følger kalenderåret.
Styremedlemmene bør holde sine vararepresentanter orientert om beslutninger som er fattet på styremøtene og med styrets arbeid for øvrig.
§10 Styrets forretningsorden
Leder bør lede styremøtene. I leders fravær overtar nestleder. Nestleders personlige vararepresentant trer da inn i hans plass.
Styrebeslutning krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjør leders dobbeltstemme.
§11 Vedtektsendringer
Endringer i eller tillegg til disse vedtekter kan bare vedtas på ordinært årsmøte og krever 2/3 flertall. Forslag til endringer eller tillegg følger samme krav som ved behandling av andre saker til årsmøtet.
Reviderte vedtekter godkjent på årsmøte 12.mars 2024
FJELLMYR NEIGHBORHOOD ASSOCIATION
Bylaws
§1 The Association
The name of the association is: Fjellmyr
Legal form: Association/organization/arrangement
Date of establishment: 13.02.17
Organization number: 924 396 717
§2 Purpose
The purpose of the association is to promote initiatives that enhance the quality of life for children, youth, and adults. It shall also safeguard the interests of residents in matters involving public authorities and other entities, such as shared facilities, roads, traffic safety, communication issues, and similar welfare concerns. The association may collaborate with neighborhood associations in the surrounding area on matters of mutual interest.
§3 Membership
All homeowners in Fjellmyr with even-numbered addresses 2-80, odd-numbered addresses 41-65, and all residents of Fjellmyr Terrace are required to be members of the association. Membership also includes spouses and co-owners. Voting rights are held by the homeowner or a representative with written authorization. The association thus has 88 eligible voting members.
Tenants have the right to become members if authorized by the homeowner. In such cases, the tenant assumes the homeowner’s attendance and voting rights.
Members must notify the board's secretary in writing about any property sale, including the name of the new owner, transfer date, and contact information for the new owner.
§4 Rights and Duties of Membership
4.1 All members have the right to participate in the annual meeting and are eligible for elected positions within the association. Voting rights are reserved for the homeowner or their written proxy.
4.2 Members who owe membership fees are not entitled to vote or exercise other rights.
4.3 Members are obligated to comply with decisions made at the annual meeting, including paying membership fees set at the meeting.
§5 Annual Meeting
5.1 The highest authority of the association is the annual meeting.
5.2 Timing of the Annual Meeting
(1) The ordinary annual meeting shall be held each year by the end of April. The board shall provide preliminary written notice of the meeting date at least six weeks in advance.
(2) Extraordinary annual meetings may be convened by the board when deemed necessary or upon request by at least 10 members, who must specify the matters to be addressed. Extraordinary meetings must be held within four weeks of the request being submitted to the board in writing. Extraordinary meetings follow the same rules as ordinary meetings.
5.3 Notice and Agenda for the Annual Meeting
(1) Before the ordinary annual meeting, the board shall notify members in writing about the meeting date and the deadline for submitting items to be addressed. Such items must be received by the board no later than four weeks before the meeting.
(2) The formal invitation, including the complete agenda, must be sent in writing at least 10 days before the annual meeting. Extraordinary meetings may have a shorter notice period of at least seven days if necessary.
(3) Submitted proposals shall be included in the invitation. Proper notification ensures that the meeting is validly convened and decisions made by attending, eligible members are binding.
The board presents the annual report, financial statements, and budget proposal at the meeting. Proposals not included in the agenda may not be addressed unless three-fourths of those present approve.
Decisions with financial implications for members require a two-thirds majority of members present. If the meeting lacks quorum, the matter is subject to a written vote.
§6 Agenda for the Ordinary Annual Meeting
The board shall present the following agenda:
- Opening formalities
a. Approval of the meeting notice
b. Count of attendees (number of represented homeowners)
c. Election of meeting chair
d. Election of secretary
e. Election of two individuals to sign the minutes alongside the chair
f. Election of a ballot committee (if necessary)
g. Approval of the agenda - Annual report from the board
- Review and approval of the financial statements
- Other matters/submitted proposals
- Budget proposal, including setting membership fees (ordinary majority required)
- Elections
§7 Elections
The annual meeting elects the board, which consists of six members: a chair and one representative from each of the five zones. Each board member shall have a personal alternate, also elected at the annual meeting.
Board members serve two-year terms, with three members stepping down each year and three new members elected.
Outgoing board members form the election committee, which must submit its recommendations to the board no later than 14 days before the annual meeting.
The chair is elected first, followed by other board members and their alternates.
The association's territory is divided into five zones:
- Zone 1: Fjellmyr 2-38 (west atrium houses)
- Zone 2: Fjellmyr 40-62 (east atrium houses)
- Zone 3: Fjellmyr 41-65 and 64-80 (two-story townhouses)
- Zone 4: Fjellmyr Terrace 2-38
- Zone 5: Fjellmyr Terrace 39-69
Each zone must have representation on the board.
The annual meeting also elects two auditors for the upcoming term.
All members are required to accept election. However, individuals may decline for a period equivalent to their last term of service.
§8 Zone Committees
The zone representative may organize elections for a zone committee within their zone.
§9 Board and Its Duties
The board elects its own deputy chair, treasurer, and secretary.
The board administers the association and advances its objectives in accordance with these bylaws and decisions made at the annual meeting.
Board meetings are held as necessary, either by the chair’s initiative or at the request of at least two board members.
The board is validly constituted if all members have been notified in good time, and at least five are present. Alternates may attend and vote in the absence of regular members.
The secretary must maintain meeting minutes and an orderly archive. The treasurer manages accounts and the membership register. All funds shall be deposited in a bank account, jointly managed by the chair and treasurer.
Board members should keep their alternates informed about decisions and ongoing work.
§10 Board Procedures
The chair presides over board meetings. In their absence, the deputy chair assumes this role, and the deputy’s alternate steps in.
Board decisions require a simple majority. In the event of a tie, the chair has the casting vote.
§11 Amendments to the Bylaws
Amendments or additions to these bylaws require a two-thirds majority vote at the ordinary annual meeting. Proposals for changes must follow the same submission deadlines as other items for the meeting agenda.
Revised bylaws approved at the annual meeting, March 12, 2024.
(This document has been translated from Norwegian to English using AI assistance.)